Domine seu tempo: 5 estratégias de organização de rotina que me salvaram do Caos e Não São "Acorde às 5h da Manhã".

Você já se perguntou por que algumas pessoas parecem ter tempo para tudo, enquanto você luta para dar conta do dia? A verdade é que produtividade não é um molde único — recentemente, problemas de saúde me desorganizaram completamente e sei que tem gente que se vira bem na bagunça, mas eu não funciono assim! Minha rotina desorganizada é uma porta aberta para a procrastinação. Sem um planejamento, mesmo cheia de obrigações, acabo me perdendo, e isso só gera frustração e ansiedade.

Foi por conta dessa situação que, enquanto me reorganizava, decidi compartilhar as 5 dicas que usei na minha rotina e como adaptei cada uma às minhas necessidades. Neste artigo, você vai descobrir que organização de tarefas é mais sobre autoconhecimento do que seguir regras cegas.

1- Anote Suas Metas (Mas Comece Pelas Miúdas!)

A gente tem a mania de pensar só no grande objetivo final e com isso a simples frase: “preciso fazer” ganha um peso maior quando colocadas dentro deste contexto, e isso é muito assustador e paralisante!

O que mudou para mim foi começar a anotar as metas pequenininhas que levam até a grande meta. Em vez de "organizar a casa", eu anotava "lavar a louça do almoço" e "passar um pano na sala". Riscar cada tarefinha da lista dá uma sensação imensa de dever cumprido e te mantém no jogo.

Como Adaptei

Para adaptar essa dica à minha rotina, eu usei o +ME, um aplicativo de agenda de rotina diária, que utilizei com minhas tarefas mais urgentes e o planejamento do meu dia a dia. Pode ser um bloquinho físico mesmo. O importante é tirar a meta da sua cabeça e colocá-la no mundo real. Isso evita aquele loop mental de "tenho que fazer aquilo, tenho que fazer aquilo".

Outro ponto importante para mim foi planificar minhas metas maiores. Para isso, utilizei o Trello, uma plataforma online onde posso ter uma ideia de quantos projetos quero pôr em prática e quando quero iniciá-los.

2- Respeite Seu Ritmo e Conheça Seus Limites

Essa foi a lição mais difícil. A gente se compara com a produtividade alheia e quer fazer tudo no mesmo ritmo. Só que isso não dá certo. Eu já disse e repito: produtividade não é um molde único.

Percebi que sou mais produtiva e criativa de manhã. Então, parei de marcar tarefas complexas para o período da tarde. Se você é uma pessoa noturna, não faz sentido marcar tarefas de manhã.

Como me adaptei: Passei a agendar minhas tarefas de acordo com a minha energia, não com o que "deveria" ser feito. Isso significa que você vai precisar se autoconhecer e, acredite, isso é transformador em todos os aspectos da sua vida. Para te ajudar, deixei aqui alguns questionamentos que você pode fazer a si mesmo:

• Em que ponto você está das suas metas? Saber onde você está e aonde quer chegar pode ser o que falta para você iniciar suas metas.

• O que você pode resolver HOJE? Quais as suas necessidades hoje?

• Qual horário do dia você se sente mais produtivo? Observe seu ritmo e mude conforme necessário.

• Quais metas você considera mais urgentes? Separar o que é urgente do que é importante faz toda a diferença.

• Quanto tempo de descanso você precisa? Às vezes, descansar é a tarefa mais produtiva que você pode fazer. Se o corpo e a mente pedem uma pausa, escute. Forçar só leva ao burnout.

Fazer essas perguntas me fez entender o que estava certo e o que era preciso ser revisado e melhorado no meu planejamento. Revise seu planejamento de metas e faça quantas alterações forem necessárias. Não tenha medo de recomeçar!

3- Faça uma Gestão de Tempo Realista.

Gestão de tempo não é sobre encaixar 50 tarefas em 24 horas. É sobre ser realista com o tempo que cada coisa realmente leva. Eu vivia subestimando meus prazos e me sentindo uma fracassada por não cumprir uma lista de tarefas impossível.

A virada de chave foi começar a usar técnicas de gestão de tempo. Parece bobo, mas essas técnicas me mostram quanto eu consigo produzir de verdade, sem me distrair. Existem diferentes tipos de técnicas de gestão de tempo:

• Método Pomodoro: Trabalhe em blocos de 25 a 30 minutos com intervalos de 5 min. (isso aumento o foco e evita a fadiga).

• Método Bloco de Tempo: Divida seu dia em blocos específicos para cada tipo de tarefa. Por exemplo: 8h às 11h (pendências e urgências), 13h às 18h (trabalho focado), 19:30h às 21:30h (lazer). Este método evita a multitarefa aumenta a concentração e possibilita que você personalize sua rotina como deseja.

• Os Métodos 52/17 e 90/20: É basicamente a mesma coisa do Pomodoro, porém com tempos diferentes que geram resultados distintos. O 90/20 funciona da seguinte forma: você trabalha intensamente por 90 minutos, que é o tempo médio de um ciclo de produtividade de um cérebro, e descansa por 20 minutos. A pausa possibilita que você se alongue, coma, se hidrate ou faça qualquer outra atividade distrativa. Esse método é indicado para tarefas que exigem imersão profunda. Já no 52/17, você trabalha por 52 minutos e descansa por 17. O cérebro trabalha melhor em períodos de foco moderado e pausas estratégicas. Tanto o método Pomodoro quanto esses permitem fazer ajustes para que funcionem melhor para cada um, já que o tempo de trabalho e descanso pode ser personalizado de acordo com suas necessidades.

• Técnica Faça o Mais Difícil Primeiro: Como eu já havia dito, em minhas pesquisas me deparei com essa dica e testei no meu dia a dia; porém, comigo ela não deu muito certo. A técnica propõe que você inicie suas tarefas pela mais desafiadora ou pela que você mais procrastina. O benefício dela é que você elimina a ansiedade e libera o dia para as outras atividades menos estressantes.

• Sistema de Temas Diários: Neste sistema, basicamente você vai separar um tema para cada dia da semana. Exemplo: Segunda: Planejamento e organização; Terça: trabalhos criativos; Quarta: trabalho administrativo, e assim por diante. O sistema permite reduzir a sobrecarga de decisões e mantém o foco em um objetivo por vez.

• Método dos 2 Minutos: Funciona desta forma: se a tarefa leva menos de dois minutos, faça-a imediatamente. Desse jeito, você evita o acúmulo de tarefas que podem te gerar estresse depois.

Como adaptei: Uso uma combinação de técnicas das que citei acima que testei e melhor funcionam para as minhas necessidades. E o mais importante: eu me programo para fazer menos. Sim, você leu certo. Coloco na lista apenas 3 tarefas essenciais por dia. Se fizer mais, é bônus. Isso reduziu muito minha ansiedade.

4- Elimine as Distrações (de Verdade!)

Sabe aquela frase: "Você só não concluiu suas metas porque elas são para você. Se fossem para o outro, já estariam prontas!" Pois é essa frase define perfeitamente nossa quarta dica.

A real é que a maior parte da procrastinação vem de duas coisas: distrações e sobrecarga. Se você não corta as distrações, seu rendimento cai. Se você se enche de pedidos e demandas dos outros, a procrastinação ganha espaço.

Como adaptei: Como as distrações são um bicho-papão difícil de lidar, a dica é ir devagar, um passo de cada vez:

• Separe um "tempo de tela": Tente dedicar apenas uma ou duas horas do seu dia para mensagens, e-mails e redes sociais. Isso dá um controle muito maior sobre o seu tempo.

• Aprenda a dizer "não": Você não precisa ser o super-herói de todo mundo. Dizer "não" para pedidos que atrapalham seu foco no que é realmente importante é crucial.

• Silencie as notificações: É simples, mas poderoso. Desative as notificações do celular, redes sociais e mensagens. Sério, isso faz uma diferença enorme!

• Mantenha o equilíbrio: Cuide de você! Durma, alimente-se e hidrate-se bem. Além disso, faça pausas estratégicas entre as tarefas (uma caminhada rápida, alongamento ou meditação). Isso recarrega a energia e turbina a produtividade.

5- Não Busque a Perfeição, Busque o "Feito"

Produtividade não é fazer tudo, mas sim o que realmente importa para o seu desenvolvimento. Se algum dia algo não der certo, recomece assim que possível. O perfeccionismo é o maior inimigo da produtividade.

Quantas vezes você deixou de entregar algo ou de começar um projeto porque não estava "ideal"? Eu, milhões.

Como adaptei: Adotei o lema: "Feito é melhor que perfeito". Quando me pego enrolando para começar ou terminar algo, pergunto: "Fazer de qualquer jeito é melhor do que não fazer?" A resposta é quase sempre "sim". Faça, apenas faça o primeiro rascunho, a primeira versão. Pode ser ruim. O importante é que ele exista e possa ser melhorado depois. Como eu disse antes, o autoconhecimento é fundamental para que você possa se planejar e realizar todos os ajustes necessários.

Dica Bônus: O segredo é testar, adaptar e criar um sistema que funcione para você. Se for necessário, misture as técnicas e avalie o que pode ser melhorado. A chave para um desempenho sustentável está no autoconhecimento, um caminho libertador que respeita quem você é.

Espero que essas dicas te inspirem a se reorganizar sem neuras. Conta aqui nos comentários: qual é a sua maior dificuldade na hora de ser produtivo? Vamos trocar uma ideia!

Um abraço e até a próxima.

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